Żeby uniknąć błędów i braków w fakturach, rozsądnie jest przynajmniej na początku pozyskać w tej kwestii jakąś pomoc. Korzystać można z profesjonalnych ofert biur rachunkowych, są też oczywiście komputery.
Gdy wyposażymy swoje domowe biuro w coś takiego, jak program do faktur, nic nie będzie nam straszne. Ponieważ faktura VAT to dokument powstający według szablonu, konieczne są pewne elementy które po prostu muszą w niej wystąpić. Niektóre można pominąć, ale są też takie, bez których faktura nie będzie posiadała swojego znaczenia. Jest to dokument potwierdzający sprzedaż produktu lub usługi, a więc najważniejszymi danymi są oczywiście dane zarówno sprzedającego, jak i kupującego. Musi być zawarta nazwa w postaci imienia i nazwiska w przypadku osób prywatnych bądź sama nazwa w przypadku firm.
Do tego dodaje się adresy obu stron transakcji. Jeśli wykorzystywany jest program do faktur, można sobie ułatwić pracę, korzystając z wewnętrznej bazy danych i zgromadzonych w niej rekordów. Do danych niezbędnych do identyfikacji kupującego i sprzedawcy należą także ich NIP-y. Zawarcie tych informacji pozwala ustalić tożsamość podmiotów i sprawia, że faktura jest wiarygodna. W dalszym ciągu przystępujemy do umieszczania na fakturze danych dotyczących zawartej transakcji. Konieczne jest więc data tejże – stosujemy najpopularniejszy w Polsce format, a jeśli korzystamy z programu, zrobi to za nas, należy umieścić datę podając dzień, miesiąc oraz rok zawarcia transakcji opisanej w fakturze. Gdy transakcja jest jedną z serii i można mówić o sprzedaży ciągłej, można podawaną datę ograniczyć do miesiąca i roku. Żeby dokument zawierał wszystkie treści, potrzeba jeszcze dokładnie opisać przedmiot transakcji, a więc towar lub usługę.
Wprowadzamy więc dokładną nazwę przedmiotu transakcji w odpowiednie pole, a także dodatkowo go opisujemy. Gdy był to towar, stosowna jest ilość sprzedanych sztuk oraz jakaś miara złożona zgodnie ze stosowanymi w Polsce jednostkami służącymi do pomiaru. Podaje się również cenę pozbawioną opodatkowania, czyli wartość netto, w dwóch wersjach: najpierw jako cenę jednostkową, później zbiorczą (dotyczącą całej sprzedaży objętej fakturą). Należy również określić stawkę podatku i podać cenę po doliczeniu tejże kwoty. Tę ostateczną sumę podajemy w zapisie cyfrowym oraz słownie, jest ona podsumowaniem faktury.