Faktura VAT jest niczym innym niż dokumentem, który potwierdza transakcję sprzedaży/zakupu pomiędzy sprzedawcą a klientem. Oczywiście nie musi ona dotyczyć tylko i wyłącznie produktów, ale także wykonywanych usług. Jak każdy ważny dokument musi posiadać odpowiednie dane, takie jak: pełne dane firmy i klienta, datę, sprzedane produkty, ilość jaka została sprzedana, stawkę VAT i oczywiście wszelkie kwoty.
Firma ma obowiązek wystawić fakturę kupującemu w terminie nie dłuższym niż siedem dni od dokonania sprzedaży lub wykonania danej usługi. Do tworzenia tego dokumentu oczywiście służy program do wystawiania faktur. Musi on zawierać wszelkie potrzebne parametry do przedsiębiorcy. Oczywiście nie będzie potrzebny na przykład stan magazynowy komuś kto wykonuje tylko i wyłącznie usługi, natomiast posiadacz sklepu bez programu ze stanem magazynowym się nie obejdzie. Ciekawostka jest to, że coraz częściej faktura VAT może przybierać formę E-faktury, czyli elektronicznego dokumentu, który może być przekazywany za pomocą Internetu. Do tej czynności nie jest potrzebny żaden skomplikowany program do wystawiania faktur. Większość z nich posiada funkcję zapisu faktury w formie cyfrowej - PDF lub JPG. Który można bezproblemowo wysłać na skrzynkę mailową, lub w przypadku większych firm wrzucić w system.
Ta elektroniczna forma, niczym się nie różni od podpisanej, również trzeba ją przetrzymywać przez określoną ilość czasu. Wbrew pozorom wystawianie faktur czasem nie jest takie proste jak się wydaję. Przedsiębiorca musi mieć świadomość tego w jakich przypadkach jaką stawkę VAT ma doliczyć. Inaczej jest z materiałami budowlanymi, inaczej jest z robocizną, a jeszcze inaczej będzie w przypadku piekarni. Oczywiście nie jest nic nie do opanowania, wszystkiego można się nauczyć. Niektórzy potrzebują na to więcej czasu, inni mniej, ale na pewno zawsze w tym temacie pomoże zaufana księgowa.
Prócz stawki VAT, różnią się jeszcze sposobem i na co są wystawiane. Można wyróżnić faktury zaliczkowe, faktury marża, mały podatnik, oraz faktura VAT RR. Są one wystawiane niezwykle rzadko przez standardowe firmy, jednak w specyficznych branżach jest to można powiedzieć chleb powszedni księgowych. Także gdy przyjdzie komuś wystawić ten nietypowy dokument, lepiej kilka razy pomęczyć woją księgową telefonami, ale za to zrobić to solidnie i bezbłędnie.