Praktycznie każda sprzedaż czy też wykonanie usługi powinno być potwierdzone wystawieniem faktury. Te osoby, które zobowiązane są do płacenia podatku VAT wystawiają szczególny rodzaj faktury, czyli fakturę VAT.
Wszystkie faktury muszą być wystawiane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Każda faktura musi zawierać wszystkie niezbędne dane adresowe obu stron sprzedaży towaru czy usługi. Bardzo ważne jest to, aby każda faktura miała podaną nie tylko datę jej wystawienia ale także datę, kiedy dokonano sprzedaży. Faktury muszą także posiadać kolejny numer. Musi być określona dokładna nazwa towaru lub usługi, z wyszczególnieniem ilości, ceny jednostkowej oraz podana musi być kwota całkowita do zapłaty. Często jednak tak się zdarza, że przed wydaniem towaru nabywca wpłaca jakąś zaliczkę lub część należności. Nieraz konieczna jest przedpłata lub wpłacenie jakiejś raty. W takich przypadkach istnieje obowiązek wystawiania faktury zaliczkowej.
Faktura zaliczkowa wystawiana jest właśnie w celu udokumentowania tej przedpłaty czy też zaliczki. Taka fakturę zaliczkową należy wystawić najpóźniej w terminie siedmiu dni od daty otrzymania tych pieniędzy. Jeżeli jednak takie raty czy wpłacanie należności w częściach nie pokrywa całej należnej wartości towaru czy usługi, po wpłaceniu reszty pieniędzy za towar czy usługę, w chwili odbioru tego towaru lub w momencie wykonania usługi wystawiana jest faktura końcowa. Taka faktura końcowa musi podawać pozostałą kwotę do zapłaty oraz numery wszystkich faktur wystawionych przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi, począwszy od faktury zaliczkowej.
Coraz częściej jednak do wystawiana faktur stosuje się program do wystawiana faktur. Taki program do wystawiania faktur znacznie nie tylko ułatwia pracę ale także przyspiesza ją. W ostatnich czasach programy komputerowe wykorzystywane są coraz częściej. Łączy się także program do faktur z magazynem. Takie połączenie jest bardzo dobre w przypadkach, kiedy to właśnie towar jest sprzedawany i pobierany bezpośrednio z magazynu.
Wtedy program do faktur z magazynem wykorzystuje całą bazę magazynową na bieżąco. Stworzone zostają kartoteki produktów, z których czerpane są dane do wystawiania faktur. Takie programy sprawdzają się w praktyce bardzo dobrze i są coraz częściej wykorzystywane oraz doceniane przez klientów.